Tietosuojaseloste

Huolehdimme siitä, että henkilötietojasi käsitellään asianmukaisesti ja yksityisyyttäsi kunnioittaen. Tältä sivulta saat tarkemmin tietoa siitä, kuinka keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi. 

Pidätämme oikeuden tämän tietosuojalausunnon päivittämiseen.

 

Rekisterinpitäjä: Somelaw Oy (3204235-2)

Yhteyshenkilö: Katariina Ruuskanen (katariina@somelaw.fi)

Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteestamme, olethan meihin yhteydessä!

 

Päivitetty 20.1.2023

Henkilötietojen käsittely

Käsittelyn peruste

Käsittelemme henkilötietojasi aina laillisesti, oikeudenmukaisesti ja läpinäkyvästi. Keräämme ja käsittelemme sinua koskevia tietoja vain käsittelyn perustuessa lakiin.

Keräämme ja käytämme tietojasi vain, jos:

• olet antanut meille luvan joko kerätä tai käyttää tietoja tiettyä tarkoitusta varten;
• se on tarpeen sopimuksesi täyttämiseksi tai tiettyjen toimenpiteiden toteuttamiseksi ennen sopimuksen tekemistä;
• se täyttää oikeutetun edun, jota tietosuojaetusi eivät syrjäytä (kuten väärinkäytösten selvittäminen, tilastointi- ja tutkimustyö taikka laillisten oikeuksiemme tai etujemme suojaus);
• se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamista varten.

Henkilötietojen kerääminen

Keräämme tiedot henkilöiltä, yrityksiltä tai heidän edustajilta itseltään. Tarvittavia tietoja voidaan kerätä myös viranomaisen ylläpitämästä rekisteristä, kuten Kaupparekisteristä, Maanmittauslaitokselta,  Luottotietorekisteristä tai muulta viranomaiselta, jolta saatuja tietoja tarvitaan toimeksiannon hoitamiseen tai sen aloittamiseen.

Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mihin tarkoitukseen?

Toiminnan harjoittamisen kannalta olennaiset tiedot

Käsittelemme olennaisia ja tarpeellisia tietoja toiminnan harjoittamisen ja asiakassuhteiden hoitamisen kannalta, kuten lakipalveluiden tarjoamiseksi ja kehittämiseksi sekä toimeksiantojen hoitamiseksi. Tämä käsittää asiakas, yhteistyö-, toimeksianto- ja sopimussuhteita koskevat tiedot sekä toiminnan ja palveluiden tuottamista, hoitamista ja kehittämistä koskevat tiedot, kuten eturistiriitoja, asiakaspalvelua tai asiakasviestintää varten tarvittavat tiedot.

Voimme kerätä satunnaisesti tietosuoja-asetuksen 9 artiklan tarkoittamia arkaluonteisia henkilötietoja, mikäli se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä taikka hallinnollisessa tai tuomioistuimen ulkopuolisessa menettelyssä. 

Lakitoimistona voimme kerätä henkilötietoha asiakkaan tunnistamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi. Siltä osin kuin lainsäädäntö edellyttää, henkilön tunnistetietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ehkäisemiseen. 

Käsittelemme asiakkaiden, sidosryhmien ja kumppaneiden tietoja sekä tietoja, joita tarvitsemme mahdollisen tilausten, kouluttamisen, tilaisuuksien tai projektien toteuttamista varten. Käsiteltävät tiedot voivat sisältää myös yhteydessä olleiden tai potentiaalisten yhteistyökumppaneiden, asiakkaiden tai sidosryhmien tietoja ja näiden työntekijöiden tai muiden edustajien tietoja. Käsittelemme henkilötietoja myös osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Käsiteltävät tiedot liittyvät edellä mainittujen tahojen tai näiden edustajien yhteystietoihin, tunnistamiseen tai näihin liittyviin taustatietoihin. Tietoja voidaan kerätä myös yhteisestä toiminnasta sen muodosta riippuen. Tiedot voivat käsittää esimerkiksi nimen, aseman, organisaation, laskutustietoja, yhteystietoja, tunnistetietoja tai muita toimeksiannon tai sopimuksen hoitamiseen liittyviä tietoja.

Markkinointi ja asiakasviestintä

Käsittelemme asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden tietoja myynti ja markkinointitarkoituksiin sekä toiminnasta tiedottamiseen ja kommunikointiin. Tietoja voidaan käsitellä esimerkiksi uutiskirjeiden, asiakastutkimusten -tai palautteiden taikka muiden kyselyjen lähettämistä ja keräämistä varten. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, yhteystiedot, muut tunnistetiedot, palautteet tai referenssit.

Verkkosivujen tiedot ja käyttäjäseuranta

Käsittelemme evästeitä ja verkkosivujen kävijätietoja liiketoiminnan kehittämistä ja sivuston toiminnallisuuden varmistamista varten. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi vieraillut sivut, vierailun kesto sekä se, mistä käyttäjä on sivuille saapunut.

Muut tiedot

Voimme käsitellä työnhakijoita ja työntekijöitä koskevia tietoja rekrytointipäätösten sekä työnantajavelvoitteita koskevien tehtävien hoitamista varten.

Käsiteltäviä tietoja voi myös olla tiedot, joita rekisteröity on luovuttanut vapaaehtoisesti, esimerkiksi yhteydenottopyynnön tai muun kanavan kautta.

Tietoja voidaan käyttää myös palveluiden tuottamista, ylläpitämistä tai laadunvarmistamista varten sekä liiketoiminnan suunnittelun ja kehityksen mahdollistamiseksi.

Miten pidämme tiedoistasi huolta?

Noudatamme tietojen säilytyksessä ja käsittelyssä huolellisuutta ja turvaamme tietoturvallisuuden palomuurein, salasanoin ja erilaisin yleisesti hyväksytyin teknisin menetelmin. Tietojen tallennus ja käsittely tapahtuu turvalliseksi tunnettujen palveluntarjoajien kautta. Tietojen tallennus ja käsittely tapahtuu turvalliseksi tunnettujen palveluntarjoajien kautta. Tietoja suojataan tarkkaan rajatuilla pääsyoikeuksilla ja niitä käsitellään vain siinä tarkoituksessa, jota varten ne on kerätty. Kaikkia henkilötietoja käsitellään luottamuksella. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Tietojen säilytys

Asiakassuhteita, toimeksiantoja, eturistiriitoja ja kirjanpitoaineistoa koskevat tiedot säilytetään kymmenen vuotta viimeksi suoritetun toimeksiantovuoden tilikauden päättymisestä. Tunnistamisvelvoitteen alaiset tiedot puolestaan säilytetään viisi vuotta asiakasuhteen tai toimeksiannon päättymisestä ja suoramarkkinointia varten kerätyt tiedot poistetaan heti poistamispyynnön käsittelyn jälkeen.

Tietojen siirtäminen tai luovutus

Emme lähtökohtaisesti luovuta tai siirrä tietojasi kolmansille, ellei tästä ole erikseen  muuta sovittu. Poikkeuksena voi olla lainsäädäntöön tai viranomaisvelvoitteeseen liittyvä velvoite, jonka lainmukaisuus tutkitaan tapauskohtaisesti toimestamme. Tämän lisäksi olemme voineet tehdä sopimuksia joidenkin palveluntarjoajien kanssa, jotka voivat käsitellä henkilötietoja palvelun suorittamiseksi Somelaw:lle. Henkilötietojen asianmukainen ja laillinen käsittely on näissä tilanteissa varmistettu sopimuksin, kuten esimerkiksi salassapitosopimuksin.

Käsittely kolmansissa maissa

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon. Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mikäli esimerkiksi työkalujen ja tiedostojen hallintopalvelujen palveluntarjoajat sijaitsevat EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Näissä riittävän tietosuojan taso toteutetaan soveltamalla tietosuojalainsäädännön mukaisia suojaustoimenpiteitä.

Mitä oikeuksia sinulla on? 

– Sinulla on oikeus saada tiedot sinusta tallennetuista tiedoista. Tämä käsittää tiedon siitä mitä tietoja käsitellään ja mitä varten niitä käsitellään. 

– Sinulla on myös oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista. Tietojen käsittelyn rajoittamista taikka poistamista voit pyytää laissa säädetyin perustein. Voit myös peruuttaa suostumuksen henkilötietojen käyttöön, jos niiden käyttö perustuu ainoastaan suostumukseen. Jos käsittelemme tietoja antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus saada nämä tiedot itsellesi koneluettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

– Voit vastustaa sinuun kohdistuvaa henkilötietojen käsittelyä, profilointia ja käsittelytoimia. Sinulla on vastustusoikeus, kun henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten tai kun käsittely tapahtuu Somelawn oikeutetun edun perusteella eli esimerkiksi asiakassuhteen perusteella.

– Voit valittaa toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos koet, ettemme ole onnistuneet noudattamaan tietosuojasääntelyä.